Fallstudie · Referenzprojekt
Angebotsanfragen erfassen, jeden Wert neben seiner Quelle prüfen – und genau einmal ans ERP übergeben
RequestFlow liest Anfragen aus E-Mails und ihren PDF-, Excel- und Word-Anhängen, legt jeden erkannten Wert neben die Stelle im Dokument, aus der er stammt, und übergibt eine freigegebene Anfrage genau einmal an das ERP. Gebaut wie ein echtes Kundenprojekt für einen mittelständischen Maschinenbauer: Der Kunde ist fiktiv, alle Daten sind synthetisch.
Die Live-App ist auf Einladung zugänglich. Nach der Anmeldung führt der Hinweis „Nächster Schritt“ auf der Startseite direkt zum vorbereiteten Musterfall.
Das Problem
Im Vertriebsinnendienst eines Maschinenbauers kommen Angebotsanfragen als E-Mail mit Anhängen: Zeichnungen und Stücklisten als PDF, Positionslisten in Excel, Anschreiben in Word. Jemand überträgt Firma, Ansprechpartner, gewünschten Liefertermin und jede Position mit Menge, Werkstoff und Maßen von Hand ins ERP. Das kostet Zeit, Tippfehler fallen spät auf, und eine doppelt erfasste Anfrage erzeugt doppelte Vorgänge.
Für wen: die Sachbearbeitung, die Anfragen erfasst und prüft, und die Teamleitung, die sehen will, was auf Prüfung wartet.
Was die KI macht
- Sie schlägt Kopfdaten (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Liefertermin, Zusatzanforderungen) und Positionen (Beschreibung, Menge, Einheit, Werkstoff, Maße) vor.
- Zu jedem Wert liefert sie ein wörtliches Zitat und die Stelle im Dokument.
- Nur wenn das Prüfprogramm das Zitat an dieser Stelle wiederfindet, gilt der Wert als „gefunden“. Alles andere ist „unsicher“ oder „fehlt“ und geht an eine Person.
Was die Person entscheidet
- Sie sieht jeden Wert neben seiner Quelle; die zitierte Stelle ist markiert.
- Sie korrigiert unsichere oder fehlende Angaben; die ursprüngliche Erkennung bleibt sichtbar.
- Sie gibt die Anfrage frei. Ohne Freigabe geht nichts ans ERP.
Der Ablauf
- HochladenDie E-Mail mit ihren Anhängen (PDF, Excel, Word) wird hochgeladen. Eine doppelt eingereichte Anfrage wird erkannt, markiert und mit dem Original verknüpft – nie stillschweigend verworfen.
- Erkennen mit QuelleEin KI-Dienst ohne Zugriff auf Datenbank und Ablage schlägt die Werte vor, jeden mit einem wörtlichen Zitat. Ein Prüfprogramm zählt einen Wert nur als „gefunden“, wenn es das Zitat an der genannten Stelle wiederfindet.
- Prüfen und freigebenEine Person sieht jeden Wert neben seiner Quelle, korrigiert, was unsicher ist oder fehlt, und gibt die Anfrage frei.
- Genau einmal ins ERPIdempotenzschlüssel, eindeutige Export-Zeile und Zeilensperre verhindern, dass eine Anfrage zweimal ankommt – auch wenn eine Übergabe nach einem Fehler wiederholt wird.
Der Musterfall im Bild
Synthetische Daten: vorbereitete Musterfälle mit einer einmal aufgezeichneten KI-Antwort.
Was geprüft ist – und was nicht
- Das Prüfprogramm belegt, woher ein Wert stammt, nicht, ob er fachlich so gemeint ist. Deshalb prüft eine Person jeden Wert mit seinem Zitat.
- Zitiert ein Modell einen eingeschleusten Satz wörtlich, besteht er die Prüfung. Auch hier ist die Person die zweite Schicht.
- Die Qualitätszahlen stammen aus 15 synthetischen Testfällen mit vorbereiteten Modellantworten: Sie messen die Prüfkette, nicht ein Live-Modell.
- Die Musterfälle wurden einmal mit einem kostenlosen Modell aufgezeichnet, ausschließlich mit synthetischen Daten. Das ERP ist eine Simulation.
- Eine Zeitersparnis ist noch nicht gemessen und wird deshalb nicht behauptet.
Nachweise und Entscheidungen
- Gemessene Nachweise – Genauigkeit je Feld, Stand der Musterfälle, Grenzen
- Architekturentscheidung ADR-0001 – elf Entscheidungen mit verworfenen Alternativen
- Pilotvorschlag an den (fiktiven) Kunden
- Quellcode und Tests – TypeScript-Monolith (Next.js, PostgreSQL mit erzwungener Row-Level-Security, pg-boss) und zustandsloser Python-KI-Dienst (FastAPI, docling)
Referenzprojekt · Kunde fiktiv · alle Daten synthetisch